Dropbox ist ein Cloud-basierter Dateispeicherdienst, mit dem Sie Dateien auf Ihrem Computer sichern und von überall darauf zugreifen können. Es gibt auch viele andere coole Funktionen, wie z. B. Teilen, Zusammenarbeiten und die Möglichkeit, frühere Versionen eines Dokuments anzuzeigen.
Im Grunde können Sie sich Dropbox als einen großen virtuellen Aktenschrank vorstellen, in dem alle Ihre wichtigen Dokumente gespeichert sind. Wenn Ihr PC kaputt geht oder Sie nicht an Ihrem normalen Computer sind, steht Ihnen Dropbox zur Seite und macht es Ihnen leicht, alles, was Sie brauchen, aus der Cloud abzurufen.
Klingt doch toll, oder? Es gibt einen Grund, warum Dropbox 600 Millionen Benutzer hat und es werden ständig mehr. In diesem Einsteigerhandbuch erfahren Sie, was Dropbox ist, wie Sie sich anmelden und welche besonderen Funktionen Dropbox zu einer großartigen Wahl für die Sicherung und Speicherung Ihrer wichtigen Dateien machen.
Was ist Dropbox? Sollten Sie es verwenden?
In den letzten Jahren ist „die Cloud“ zu einem dieser Tech-Schlagworte geworden, die herumgeworfen werden, ohne dass jeder wirklich versteht, was es bedeutet. Wenn Sie eine Computerdatei (ein Dokument, ein Foto usw.) in die Cloud hochladen, wird sie im Grunde zusätzlich zu Ihrem persönlichen Computer im Internet gespeichert, was bedeutet, dass Sie auch dann noch darauf zugreifen können, wenn Ihr Computer kaputt geht, in einen See fällt oder anderweitig nicht zugänglich ist.
Dropbox verwendet Cloud-Speicher und speichert Ihre Dateien auf vielen Computerservern an verschiedenen Standorten. Das ist eine gute Sache, denn es bedeutet, dass Ihre Dateien immer wieder gesichert werden.
Da Dropbox Dateien in der Cloud speichert, können Sie von jedem Gerät aus darauf zugreifen. Sie können beispielsweise Ihre Arbeitspräsentation auf Ihrem Heimcomputer speichern und sie dann auf Ihrem Bürocomputer öffnen, ohne ein USB-Laufwerk zu verwenden oder sie sich selbst per E-Mail zu senden. Dropbox funktioniert auf Computern, Tablets und sogar Smartphones, sodass Sie auch unterwegs auf Dateien zugreifen können.
Dropbox „spiegelt“ außerdem alle Dateien, die Sie hochladen, und synchronisiert lokale Dateien auf Ihrem PC mit Ihren Dateien in der Cloud. Das bedeutet, dass alle Änderungen, die Sie an einer Datei vornehmen, automatisch in Dropbox aktualisiert werden. Wenn Ihr Computer abstürzt oder Sie versehentlich eine Datei löschen, können Sie diese – und frühere Versionen – problemlos von Dropbox wiederherstellen.
Die Zusammenarbeit ist eine weitere nützliche Dropbox-Funktion. Wenn Sie Dateien per E-Mail mit Kollegen oder Kunden teilen, können Anhänge Spamfilter auslösen oder sogar in die falschen Hände geraten. In anderen Fällen ist ein Anhang zu groß und wird zurückgewiesen, bevor er den Empfänger erreicht. Mit Dropbox können Sie Dateien teilen, indem Sie einen Link senden, anstatt ein Dokument an eine E-Mail anzuhängen. Sie können auch verschiedene Berechtigungen festlegen, um den Zugriff zu steuern.
Für ein Dropbox-Konto anmelden
Die Anmeldung für ein Dropbox-Konto ist ein unkomplizierter Vorgang. Wenn Sie zum ersten Mal ein Konto erstellen, werden Sie aufgefordert, zwischen der kostenlosen und der kostenpflichtigen Version zu wählen.
Die kostenlose Version von Dropbox, die Dropbox Basic heißt, bietet 2 GB Speicherplatz. Für die meisten Privatnutzer ist das ausreichend Platz. Um loszulegen, klicken Sie einfach auf der Startseite auf „Kostenlos anmelden“.
Sie werden zu einer Seite zur Kontoerstellung weitergeleitet, wo Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben und ein Passwort erstellen müssen.
Um Dropbox nutzen zu können, müssen Sie auch die Dropbox-App auf Ihrem Computer installieren. Den Download-Button finden Sie auf der Seite zur Kontoerstellung. Sobald Sie auf „App herunterladen“ klicken, wird Dropbox automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen.
Wenn Sie von Ihrem Smartphone auf Ihre Dateien zugreifen möchten, können Sie auch die mobile Dropbox-App herunterladen und sich dann mit demselben Konto anmelden, das Sie für Dropbox auf Ihrem Computer verwenden. Das Schöne an Dropbox ist, dass alle von Ihrem PC hochgeladenen Dateien in der mobilen App angezeigt werden, sodass Sie die Dateien auf Ihrem Telefon anzeigen können.
Dropbox bietet auch eine Business-Version mit drei Pakettypen an. Für größere Unternehmen, die eine Lizenzierung für viele Benutzer benötigen, ist auch eine Enterprise-Version verfügbar.
Die kostenpflichtigen Business-Pläne haben unterschiedliche Preisstufen, die sich nach der Anzahl der Benutzer und der benötigten Menge an Speicherplatz richten. Der „Standard“-Plan beispielsweise kostet 15 USD pro Monat und Benutzer mit 5 TB (5.000 Gigabyte) Speicherplatz. Der „Professional“-Plan, der auf 1 Benutzer beschränkt ist, kostet 19,99 USD pro Monat und bietet 3 TB Speicherplatz.
Erste Schritte mit Ihrem neuen Dropbox-Konto
Dropbox ist benutzerfreundlich gestaltet und die meisten Computerbenutzer werden mit ein wenig Übung damit klarkommen. Sobald Sie sich angemeldet haben, können Sie Dateien in die geöffnete Dropbox-App ziehen oder von Ihrem Dropbox-Konto hochladen. Ihre Dateien werden lokal auf Ihrem Computer gespeichert und auch in der Cloud gesichert.
Nachdem Sie ein Konto erstellt und die Dropbox-App heruntergeladen haben, wird auf Ihrem Desktop ein Dropbox-Symbol angezeigt. Nach der Installation der App sollte Dropbox automatisch gestartet werden. Wenn nicht, können Sie auf Ihrem Computer auf das Symbol doppelklicken, um Dropbox zu öffnen.
Wenn Sie die App zum ersten Mal öffnen, fragt Dropbox, ob Ihre Dateien lokal oder „nur online“ gespeichert werden sollen. Die Option „Nur online“ ist eine kostenpflichtige Funktion, daher werden die meisten Einzelbenutzer die lokale Einstellung wählen wollen.
Jetzt können Sie damit beginnen, Dateien zu Ihrer Dropbox hinzuzufügen und Ihre wichtigen Dokumente in der Cloud zu speichern. Aber das ist noch nicht alles, was Dropbox kann. Werfen wir einen Blick auf einige der beliebtesten und nützlichsten Funktionen.
Funktion Nr. 1 verwenden: Dateien hochladen
Dropbox bietet Ihnen verschiedene Optionen zum Hochladen von Dateien. Zunächst ist es wichtig zu beachten, dass die kostenlose (Basis-)Version von Dropbox neue Dateien, die Sie auf der lokalen Festplatte Ihres Computers erstellen, nicht automatisch mit der App synchronisiert. Diese Funktion ist jedoch in verschiedenen kostenpflichtigen Versionen verfügbar.
Wenn Sie die Basisversion verwenden, können Sie Ihre Dateien per Drag & Drop in die App ziehen oder von Ihrem Dropbox-Konto hochladen. Sehen wir uns zuerst die Drag & Drop-Methode an. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Einstieg.
Methode #1
- Öffnen Sie die Dropbox-App auf Ihrem Computer. Sie sollten das Haupt-Dashboard von Dropbox sehen.
- Wenn Sie eine Datei in einem vorhandenen Dropbox-Ordner ablegen möchten, klicken Sie auf diesen Ordner. Andernfalls können Sie eine Datei einfach per Drag & Drop an eine beliebige Stelle im Haupt-Dashboard ziehen und Ihre Datei wird automatisch am Ende der Ordnerliste angezeigt. Sie können auch einen neuen Ordner erstellen, indem Sie auf „Hinzufügen“ klicken und dann „Ordner“ aus dem Dropdown-Menü auswählen.
- Suchen Sie auf Ihrer Festplatte nach der Datei oder dem Element, das Sie in Dropbox verschieben möchten. Klicken Sie auf das Element und ziehen Sie es in Dropbox. Jetzt ist es auf Ihrem lokalen Computer und in Dropbox vorhanden.
Methode #2
Sie können auch Dateien von Ihrem Konto bei Dropbox.com hochladen. Dies ist eine nützliche Methode, wenn Sie nicht an Ihrem normalen Computer sind und eine Datei speichern müssen, um später darauf zugreifen zu können.
- Gehen Sie zu Dropbox.com und melden Sie sich bei Ihrem Konto an. Sie sollten die Startseite Ihres Kontos sehen.
- Klicken Sie rechts auf der Seite auf „Dateien hochladen“.
- Wählen Sie die Dateien aus, die Sie hochladen möchten.
- Klicken Sie auf „Öffnen“.
- Wählen Sie „Hochladen“, um die Dateien in einen Ordner in Dropbox hochzuladen. Sie können auch einen neuen Ordner erstellen und Ihre Dateien dort hochladen.
Funktion Nr. 2 verwenden: Dateien teilen
Dropbox macht es außerdem einfach, Dateien mit anderen Personen zu teilen, ohne dass E-Mail-Anhänge verwendet werden müssen. Es gibt mehrere einfache Möglichkeiten, dies zu tun.
Die erste Methode besteht darin, die Datei über das Dropbox’s-System an Ihren Empfänger zu senden. Die andere besteht darin, einfach den Link zu Ihrer Dropbox-Datei mit dem Empfänger zu teilen.
Methode Nr. 1: Senden Sie die Datei über Dropbox
Um eine Datei oder einen Ordner über Dropbox zu senden, gehen Sie zu Ihrem Dropbox-Konto und melden Sie sich an. Wählen Sie dann die Datei oder den Ordner aus, den Sie senden möchten, und klicken Sie auf „Teilen“.
Dadurch wird ein Popup-Fenster generiert, in dem Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben können. Sie können die Einstellungen auch ändern, um zu steuern, ob der Empfänger die Berechtigung zum Bearbeiten oder Kommentieren der Datei oder des Ordners hat.
Sobald Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse eingegeben haben, wird eine blaue Schaltfläche „Teilen“ angezeigt. Klicken Sie darauf, um Ihre Datei oder Ihren Ordner an Ihren Empfänger zu senden. Sie können an mehrere Personen senden und es besteht die Möglichkeit, zusammen mit der Datei oder dem Ordner eine Nachricht anzuhängen.
Methode Nr. 2: Senden Sie einen Link
Sie können jemandem auch Zugriff auf einen Ordner oder eine Datei in Dropbox’s gewähren, indem Sie ihm einen direkten Link senden. Gehen Sie dazu in Ihre Dropbox’s-App oder Ihr Konto und wählen Sie den Ordner oder die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
Sobald Sie es ausgewählt haben, wird im rechten Bereich eine Vorschau angezeigt. Klicken Sie auf „Teilen“ und dann auf „Link kopieren“.
Jetzt haben Sie den Link kopiert und können ihn in eine E-Mail, einen Slack- oder Skype-Chat oder ein anderes Kommunikationssystem einfügen.
Verwenden von Funktion Nr. 3: Erstellen eines freigegebenen Ordners
Wenn Sie in einem Team arbeiten oder mit jemandem an einem Projekt zusammenarbeiten müssen, bietet Ihnen Dropbox’s die Möglichkeit, einen freigegebenen Ordner zu erstellen, sodass alle Beteiligten von überall auf die Dateien zugreifen können.
Um einen freigegebenen Ordner zu erstellen, melden Sie sich bei Ihrem Dropbox’s-Konto an und klicken Sie auf „Neuer freigegebener Ordner“. Ein Popup-Fenster wird angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, einen neuen freigegebenen Ordner zu erstellen oder einen vorhandenen Ordner freizugeben.
Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf „Weiter“. Ein weiteres Popup wird angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, Ihren freigegebenen Ordner zu benennen. Wenn Sie einen bereits vorhandenen Ordner freigeben möchten, wird Ihnen im Popup eine Liste aller vorhandenen Ordner angezeigt und Sie werden aufgefordert, den Ordner zu markieren, den Sie freigeben möchten.
Als Nächstes geben Sie den Namen Ihrer Empfänger ein, genau wie beim Teilen einer einzelnen Datei oder eines Ordners. Wenn Sie mit der Eingabe der Namen oder E-Mail-Adressen aller Team- oder Projektmitglieder fertig sind, geben Sie eine optionale Nachricht ein und klicken Sie auf „Senden“.
Dropbox’s sendet die Benachrichtigung an Ihre Empfänger. Wenn sie bereits über Dropbox’s verfügen, können sie die Datei oder den Ordner zu ihrem eigenen Dropbox’s-Konto hinzufügen. Wenn sie Dropbox’s nicht installiert haben, müssen sie es installieren, bevor sie auf die Dateien zugreifen können.
Verwenden von Funktion Nr. 4: Aktivieren der Zwei-Faktor-Authentifizierung
Dropbox’s ist wegen Sicherheitsproblemen ins Visier geraten, was einer der am häufigsten gegen das Unternehmen erhobenen Vorwürfe ist. Im Jahr 2016 haben Cyberangreifer beispielsweise 68 Millionen Benutzerkonten ausgenutzt .
Einige Technikexperten empfehlen, Ihren Schutz durch die Investition in Verschlüsselungssoftware von Drittanbietern zu verbessern. Es ist jedoch zu beachten, dass Dropbox’s bereits eine 256-Bit-Verschlüsselung für gespeicherte Dateien und eine 128-Bit-Verschlüsselung für übertragene Dateien verwendet.
Während einige Verschlüsselungssoftware von Drittanbietern kostenlos ist, kosten die Pläne mit den meisten Funktionen und dem meisten Schutz für Privatpersonen etwa 50 US-Dollar pro Jahr und für Unternehmen etwa 100 US-Dollar.
Glücklicherweise hat Dropbox’s nach dem Hack von 2016 Funktionen hinzugefügt, mit denen Benutzer ihre Daten sicherer halten können. Eine Möglichkeit, Ihr Konto zu sichern, besteht darin, die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung kombiniert zwei Arten der Verifizierung Ihres Kontos. Zum Beispiel: ein Passwort und eine einmalig zu verwendende PIN oder einen Zahlencode, der Ihnen per SMS oder E-Mail zugesandt wird.
Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Ihr Dropbox’s-Konto zu aktivieren, melden Sie sich bei Ihrem Konto an und klicken Sie auf Ihr Profilfoto. Klicken Sie dort auf „Einstellungen“ und dann auf die Registerkarte „Sicherheit“.
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Gehen Sie als Nächstes zu „Zwei-Schritt-Verifizierung“ und schalten Sie den Schalter „Aus“ auf „Ein“. Dropbox’s wird Sie aus Sicherheitsgründen auffordern, Ihr Passwort erneut einzugeben. Anschließend führt Sie das System durch die Schritte zur Aktivierung der Zwei-Faktor-Verifizierung für Ihr Konto.
Laut Technikexperten ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung eine der besten Möglichkeiten , Ihre Dokumente und Dateien vor Cyberangriffen und Datenlecks zu schützen . Indem Sie die Funktion für Ihr Dropbox’s-Konto aktivieren, können Sie Ihre Daten noch sicherer machen.
Fazit
Dropbox ist eine praktische Möglichkeit, Ihre Dateien zu sichern und von überall darauf zuzugreifen. Die kostenlose Version bietet großzügigen Speicherplatz und leistungsstarke Funktionen, die Dropbox’s zu einer der beliebtesten Cloud-Speicher-Apps auf dem Markt machen. Egal, ob Sie Ihre Arbeit sichern, mit einem Team zusammenarbeiten oder unterwegs auf Ihre Dateien zugreifen möchten, Dropbox ist einen Blick wert.