Geschäftsreisen bleiben auch im Zeitalter der Video-Telefonie beliebt, denn nichts kann dermaßen als Eisbrecher fungieren wie das persönliche Kennenlernen. Insofern ist es kein Zufall, dass die Unternehmen nach überstandener Corona-Pandemie wieder nahtlos an ihre Reisetätigkeiten vor der Massenerkrankung angeknüpft haben. Geschäftsreisen können der Beziehungspflege, dem Beziehungsaufbau, der Repräsentation, der Marktforschung, der Imagepflege, der Weiterbildung und laufenden Projekten dienen. Die Gründe für Geschäftsreisen sind reich gesät.
Da Geschäftsreisen in der Unternehmenspolitik einen wichtigen Part erfüllen, gibt es inzwischen eine breite Auswahl an Programmen für Geschäftsreisemanagement. Diese spezialisierten Tools können die Organisation von Geschäftsreisen erheblich erleichtern. Erfahren Sie mehr über diese Softwarelösungen, wie Sie diese für Ihr Unternehmen nutzen können und worauf es beim Anbietervergleich ankommt!
Die Funktionen der Softwarelösungen für das Geschäftsreisemanagement
Tools für das Reisemanagement wie die TravelPerk Software für Travel Management sind auf die Organisation von Geschäftsreisen abgestimmt und lassen sich für die Prozessoptimierung nutzen. Mit ihrer Hilfe können Verantwortliche in Unternehmen die Geschäftsreise auf Basis eines differenzierten Buchungssystems buchen und damit die Reise, die Übernachtungen und das Rahmenprogramm festlegen. Typisch sind für diese Tools Funktionen zur Verabschiedung individueller Reiserichtlinien sowie Obergrenzen für Übernachtungen, Verkehrsmittel und Verköstigungen, um die Reisekosten zu begrenzen.
Ein Anbietervergleich für den Buchvorgang trägt ebenfalls zur Kostenoptimierung bei. Darüber hinaus lassen sich mit den Programmen die Budgets und verschiedene Freigabeprozesse bestimmen. Weiterhin sind die Programme dazu da, um die Spesen abzurechnen und die Kosten den Projekten und Abteilungen zuzuordnen. Ein Compliance-Management trägt dazu bei, dass während der Geschäftsreise die vereinbarten Richtlinien eingehalten und Verstöße identifiziert werden.
Die Möglichkeiten für Monitoring und Reporting erlauben Zuständigen eine datengetriebene Analyse zur Ermittlung von Reisemustern und Trends, um Einsparungs- und andere Optimierungspotenziale zu erkennen und für die nächste Geschäftsreise zu nutzen. Durch ein Risikomanagement werden Reisende bei Unwetter und anderen Gefahren gewarnt, während weitere Tools eine Nachhaltigkeitsfunktion implementiert haben, um den ökologischen Fußabdruck während der Reise zu reduzieren.
INFOGRAFIK: Das sind die wichtigsten Funktionen im Überblick
Die wichtigsten Kriterien für den Anbietervergleich
Wichtig ist für die Auswahl des Tools für das Geschäftsreisemanagement zunächst, die angebotenen Funktionen zu sichten und zu klären, ob sämtliche benötigte Aufgaben in dem Programm enthalten sind. Verschiedene Schnittstellen können den Funktionsumfang der Programme beträchtlich erweitern, indem Anwender die Softwarelösungen mit anderen Softwarelösungen wie CRM-, ERP- und HR-Tools verknüpfen. Weiterhin lassen sich die einzelnen Programme in Bezug auf die Usability miteinander vergleichen. Hier gilt es zu prüfen, ob sich die Programme leicht bedienen lassen und die Prozesse auf der Oberfläche für die Nutzer nachvollziehbar sind.
Wertvolle Funktionen zur Kostenoptimierung sind die Festlegung individueller Reiserichtlinien, die sich bei Bedarf verändern lassen sollten, um die Flexibilität des gesamten Programms nicht zu gefährden, sowie ein Vergleich der Anbieter von Verkehrsmitteln und Übernachtungen. Für den Anbietervergleich sind vor allem Faktoren wie Preise, Rabatte, Reisezeiten, Reisedauer und Airlines zu berücksichtigen.
Ist die Skalierbarkeit der Programme gegeben, ermöglicht dies Unternehmen, mit ihnen zu wachsen, um den Datenspeicher und den Funktionsumfang in der Zukunft erweitern zu können. Zu prüfen ist überdies die Qualität des Kundenservices, das heißt, ob der Support auf Deutsch kommuniziert, wie schnell er antwortet und wie kompetent die Hilfe ist. Ebenfalls nützlich sind verschiedene Funktionen, die Teilnehmern die selbstständige Eintragung wichtiger Daten wie Zahlungsbelege und Tagesprotokolle erlaubt, was die Verantwortlichen entlastet und wertvolle Arbeitszeit einspart.
Bei solchen integrativen Tools ist die Kompatibilität mit Endgeräten besonders wichtig. Beispielsweise sollte das Ein- und Ausloggen mit den beliebtesten Betriebssystemen verschiedener Smartphones möglich sein, um allen Mitarbeitern die Eigenbeteiligung zu erlauben. In puncto Datenschutz müssen die Programme über eine sichere Verschlüsselung und verschiedene Zugriffskontrollen verfügen und die Compliance wird am besten automatisiert abgecheckt.
Dadurch lässt sich schon bei der Eingabe erkennen, ob die Reiserichtlinie eingehalten wird, weil andernfalls eine automatische Mitteilung gesendet wird. Für die Analyse zählt die Qualität der Funktionen für Monitoring und Reporting. Stimmt abschließend das Preis-Leistungs-Verhältnis, spricht vieles dafür, mit dem betreffenden Tool für das Reisemanagement eine gute Wahl getroffen zu haben.
Festlegung der Reiserichtlinien
Zur Prozessoptimierung von Geschäftsreisen nehmen bei den Programmen für das Reisemanagement individuelle Reiserichtlinien eine Schlüsselrolle ein. Sie gewährleisten, dass die Teilnehmer so günstig wie möglich unterwegs sind, ohne dass Qualität und Komfort auf der Reise allzu sehr leiden. Mögliche Reiserichtlinien könnten die folgenden sein:
- Hotelpreise pro Nacht und Stadt
- alternative Unterkünfte
- maximale Flugkosten national
- maximale Flugkosten für bestimmte Strecken
- maximale Zugkosten national
- maximale Zugkosten für bestimmte Strecken
- maximale Preise für die Verpflegung
- Höchstpreise für Mietwagen
- Genehmigungsverfahren für bestimmte Anlässe
- Festlegung der Flugklassen
- präferierte Anbieter
- Reiserichtlinien bei besonderen Anlässen
- Reiserichtlinien bei Geschäftsreisen im Ausland
- Vorschriften für mehr Nachhaltigkeit
- Vorschriften für mehr Sicherheit
Die wichtigsten Aspekte für Analyse und Monitoring
Reporting-Funktionen helfen Unternehmer dabei, die Geschäftsreise unter ausgewählten Gesichtspunkten zu analysieren. Dies betrifft Aspekte wie die Reisekosten, Reiseaktivitäten, Compliance, Nachhaltigkeit und Risikomanagement. Die folgenden Beispiele bieten einen Überblick über sinnvolle Reportings zur Unterstützung einer datengetriebenen und KI-assistierten Analyse:
- Aufschlüsselung der Reisekosten nach Kategorien
- Reiserückvergütungen
- Entwicklung der Reisekosten im Zeitverlauf
- Vergleich der Reisekosten mit dem Budget
- Identifikation von Einsparungsmöglichkeiten
- Reiseziele
- Fluggesellschaften
- Hotels
- Reisedauer
- Einhaltung von Reiserichtlinien
- Genehmigungsquoten für Reisen
- Anzahl der Verstöße gegen die Reisebestimmungen
- CO2-Emissionen
- Optimierungspotenzial zur CO2-Reduktion
- Anzahl von Reisen in gefährliche Gebiete
- Arten von Reisewarnungen
- Lerneffekte aus Reisevorfällen
- Zufriedenheit der Teilnehmer
- Effektivität der Buchungsprozesse
- Reisemusteranalysen
Mit einem geeigneten Tool kann die Geschäftsreise zum Selbstläufer werden
Digitale Prozesse lassen sich mithilfe eines Tools für das Reisemanagement auf ein gemeinsames Ziel festlegen: die erfolgreiche Durchführung von Geschäftsreisen. Die datengetriebene Analyse bietet weitere Potenziale mit Blick auf eine Optimierung des Reiseverhaltens in der Zukunft. Ein gutes Programm für das Geschäftsreisemanagement ist effektiv genug, das Reisebüro komplett zu ersetzen, und bietet sämtliche Funktionen, die für die Organisation und Auswertung von Geschäftsreisen einen Mehrwert schaffen.
Darüber hinaus stellt eine gute Softwarelösung für Teilnehmer während der Geschäftsreise einen sinnvollen Orientierungsrahmen auf, der die Geschäftsreise und sämtliche zu absolvierenden Stationen zu einem Selbstläufer werden lassen, weil alle Stakeholder jederzeit wissen, was zu tun ist. Abschließend bietet eine gute Softwarelösung sämtlichen Teilnehmern Möglichkeiten der Selbstverwaltung und das Einloggen via Smartphone, was die Geschäftsführung zusätzlich entlastet.